سیستم مدیریت تداوم کسب و کار (BCMS)

در شرایط کسب و کار کنونی و با پیشترفت ها و تحولات جهانی فرآیند تداوم کسب و کار خود را به عنوان یک موضوع مهم در تمامی سازمان ها مطرح کرده و مدیریت این فرآیند به عنوان یک بخش ضروری در تمام قسمت های کسب و کار شناخته می شود. توانایی یک سازمان برای نگهداشت و استمرار فعالیت های محوری و حیاتی خود پس از بروز یک حادثه و همچنین سرعت بازیابی سازمان و بازگشت به حالت عادی، می توانند عامل های اساسی موفقیت و یا شکست یک سازمان را تعیین نمایند.

تمامی فعاليت های كسب و كار به نوعی با خطر انقطاع در ارتباط خواهند بود، مواردی همچون اختلالات تكنولوژيكی، سيل، خرابی تجهيزات و حملات از آن جمله می باشند. استمرار عملیات ها در زمان یک انقطاع حاصله از یک فاجعه عظیم و یا حتی حوادث کوچک، یک نیاز اساسی و بنیادی برای یک سازمان می باشد. این استاندارد به عنوان اولین استاندارد مدیریت تداوم کسب و کار، با ایجاد یک سیستم مدیریت تداوم کسب و کار مناسب سعی می نماید تا سازمان حتی در سخت ترین شرایط پیش بینی نشده به فعالیت های خود ادامه دهد و بدین ترتیب ریسک حاصله از انقطاع را کاهش داده، از رفاه و امنيت كاركنان و اعتبار سازمان حمایت کرده و توانايی هدايت و استمرار فعاليت های اصلی را فراهم آورد.

با این توضیح، احتیاج به یک استاندارد مناسب بر اساس مدیریت تداوم کسب و کار (BCM) شدیداً انتظار می رود. هدف اصلی اين استاندارد ارائه مفاهيم پايه ای برای درك، ايجاد و پياده سازی تداوم كسب و كار در يك سازمان و كسب نوعی اطمينان از روابط سازمان با مشتريانش و ديگر سازمان ها می باشد. اين استاندارد سازمان را قادر می سازد تا با روشی يكپارچه و از پيش تعيين شده، قابليت مديريت تداوم كسب و كار را در درون خود، مورد ارزيابی و اندازه گيری قرار دهد. احتیاجات و الزامات مشخص شده در این استاندارد بصورت عام می باشد و انتظار می رود که بدون توجه به نوع، اندازه و طبیعت کسب و کار، در تمامی سازمان ها (یا حداقل بخش هایی از آنها) قابل اجرا باشد.

استاندارد BS25999
استاندارد BS25999 در اواخر سال 2006 و اوایل 2007 در دو قسمت توسط موسسه استاندار انگلستان(BSI)  به عنوان یک چارچوب مناسب برای مدیریت تداوم کسب و کار منتشر گردید.

BS25999-1: قسمت اول به عنوان راهنمای پیاده سازی مطرح می شود و به بیان چگونگی ایجاد یک فرآیند مدیریتی استمرار کسب و کار به همراه نمونه ها و پیشنهاداتی مناسب می پردازد به طوركلي BS25999-1 استانداردی است كه فرايندها، قوانين و واژگان مربوط به BCM را ايجاد می نمايد، مقدماتی را براي پياده سازی و اندازه گيری قابليت تداوم كسب و كار در سازمان فراهم می آورد و همچنين قابليت اجرا و پياده سازی در انوع و مقياس های مختلف سازمانی را دارد.

BS25999-2: قسمت دوم استاندارد است که حاوی مشخصات و ويژگی های شمای مديريتی و الزامات مورد نیاز برای پیاده سازی، اجرا و توسعه ی یک سیستم مدیریت تداوم کسب و کار (BCMS) می باشد. اين بخش اين امكان را به سازمان ها می دهد كه با وجود اينكه آنها می توانند به صورت مستقل نوعی ممیزی ترتيبات مديريت تداوم كسب و كار را برای خود داشته باشند، آن را توسط يك مميز خارجی، معتبر و رسمی سازند. اين موضوع باعث می شود كه سهامداران، مشتريان و بيمه كنندگان از اطمينان بيشتری در مورد روند مديريت تداوم كسب و كار در سازمان مذکور برخوردار شوند.

چرخه عمر مديريت تداوم كسب و كار
چرخه عمر مديريت تداوم كسب و كار شامل شش قسمت می باشد. اين بخش ها می توانند در هر سازمانی در هر اندازه پياده سازی شده و اجرا شوند. بايد توجه داشت كه نوع سازمان (دولتی، خصوصی، غيرانتفاعی، آموزشی، توليدی و غيره) تاثيری بر روی عناصر اين چرخه ندارند. البته چشم انداز و ساختار برنامه ی مديريت تداوم كسب و كار و همچنين ميزان پيگيری و سرمايه گذاری می تواند با توجه به شرايط هر سازمان متفاوت با سازمان های ديگر باشد ولی با اين وجود اين قسمت ها بايد انجام بگيرند.
شکل زیر، نشان می دهد که چگونه BCMS با دریافت احتیاجات و انتظارات تداوم کسب و کار و گروه های مختلف و از سوی دیگر با انجام فعالیت ها و فرآیندهای ضروری، به تولید نتایج تداوم کسب و کاری( مثلا تداوم کسب و کار مدیریت شده) که تمامی آن انتظارات و الزامات را جوابگو می باشد، دست می زند.

چرخه ی عمر مدیریت تداوم کسب و کار عبارتست از:
مديريت برنامه تداوم کسب و کار
شناخت سازمان
تعيين استراتژی تداوم کسب و کار
ايجاد و پياده سازی يك پاسخ مديريت تداوم کسب و کار
اجرا، نگهداشت، مميزی و خودارزيابی مديريت تداوم کسب و کار
كارگذاری مديريت تداوم کسب و کار در فرهنگ سازمانی

مدل PDCA ( برنامه/اجرا/بررسي/اقدام)
این استاندارد از مدل PDCA (برنامه-اجرا-بررسی-اقدام) برای ایجاد، پیاده سازی، عملیات و اجرا، نظارت، تمرین، نگهداری و توسعه ی مؤثر BCMS یک سازمان، استفاده می نماید. این مطلب ایجاد نوعی پیوستگی و سازگاری را میان دیگر استانداردهای مدیریتی مانند BS EN ISO 9001:2000(سیستم های مدیریت کیفیت)و BS EN ISO 14001:1996 (سیستم های مدیریت محیطی)، BSI/IEC 27001:2005 (سيستم های مديريت امنيت اطلاعات) و BS ISO/IEC 20000-2:2005 (مدیریت خدمت فناوری اطلاعات)، و به دنبال آن حمایت یکسان سازی و اجرای صحیح و یکپارچه ی عملیات ها را با دیگر سیستم های مدیریتی تضمین می نماید.

برنامه
ایجاد خط مشي های تداوم کسب و کار، اهداف، فرآیند ها و رویه های مربوط به مدیریت ریسک و توسعه ی تداوم کسب و کار به منظور دستیابی به نتایجی همسو با خط مشي ها و ماموریت های کلی سازمان.

اجرا
پیاده سازی و اجرای خط مشي ها تداوم كسب و كار، کنترل ها، فرآیند ها و رویه های تداوم کسب و کار

بررسی
نظارت بر كارايي و بازنگري بر ماموريت ها و خط مشي تداوم كسب و كار، گزارش نتايج به مديريت براي بازنگري، و تعيين فعاليت هايي براي تصحيح و توسعه.

اقدام
نگهداشت و توسعه ي سیستم مدیریت تداوم کسب و کار توسط انجام اقدامات صحیح و پیشگیرانه، بر اساس نتایج حاصله از بازنگری های مدیریتی به منظور ایجاد نوعی توسعه ی مستمر درBCMS، خط مشي و اهداف تداوم كسب و كار

مزیت پیاده سازی استاندارد BS25999ISOدرسازمان
سازمان از پيش توانايي شناسايي تاثيرات ناشي از انقطاع در فرايندهاي عملياتي كه متوجه عملياتش مي شود را دارد.
سازمان توانايي مديريت ريسك هايي كه متوجه شهرت و اعتبار سازمان مي شود را دارد .
كاركنان سازمان را به انجام فعاليت هاي جمعي و گروهي تشويق مي نمايد.
سازمان مي تواند شهرت خود را گسترش دهد.
سازمان مي تواند با انجام فرآيندهاي تمريني يك پاسخگويي و واكنش مناسب را بوجود آورد.
ممكن است سازمان با داشتن توانايي تحويل و ارائه ي بموقع محصولات و خدمات، مزيت رقابتي كسب نمايد.
فعاليت ها و خدمات كليدي شناسايي و حفظ شده و استمرار آنها تضمين مي شود.
كاركنان آموزش مي بينند تا بتوانند از طريق اعمال هاي مناسب، بطور اثربخش به يك حادثه يا وقفه كسب و كار پاسخگو باشند.
كاركنان بطور صحيحي حمايت مي شوند و در هنگام وقوع وقفه هاي كسب و كار با آنها ارتباط برقرار مي شود.
الزام هاي ذينفعان شناخته شود و آماده ي ارائه خواهد بود.
زنجيره ي تامين سازمان امن باقي خواهد ماند و اعتبار سازمان مورد حمايت قرار مي گيرد.
سازمان همواره در مقابل قوانين و الزامات خود پاسخگو خواهدبود.

 

گزارش تصویری اندیشه نگار پارس